Die Wahrnehmung von Außen


Haben Sie sich schon einmal gefragt wie Ihr Unternehmen von Ihren Kunden, Partnern und der Konkurrenz wahrgenommen wird? Sicherlich haben Sie sich darüber schon Gedanken gemacht. Wir stehen alle unter Beobachtung: von Lieferanten, Kunden, Behörden, Wettbewerbern und selbst von Mitarbeitern.

Überlassen Sie Ihr Erscheinungsbild nicht dem Zufall. Oft sind es schon die kleinen Dinge, die das Bild Ihres Unternehmens entscheidend beeinflussen. Denken Sie nur einmal an folgende Situationen:

  • einen Telefonanruf annehmen
  • eine E-Mail versenden oder beantworten
  • ein Geschäftsmeeting mit externen Teilnehmern
  • eine Rechnungen versenden
  • eine Stellenanzeigen schalten

Einige der Situationen sind aus dem Alltag gegriffen, mit anderen ist man eher selten konfrontiert. Jedoch haben alle eine Gemeinsamkeit: Sie hinterlassen einen bleibenden Eindruck beim Gegenüber.

Jetzt wo Sie sich sich dessen bewusst sind, machen Sie sich einmal Gedanken darüber, welche Wirkung Sie in der jeweiligen Situation erzielen möchten.

Im nächsten Schritt analysieren Sie den Ist-Zustand. Dazu machen sie sich ein Bild vom staus quo, indem Sie sich, Ihre Mitarbeiter beobachten und den Kommunikationsstil und die Kommunikationsmittel ansehen.

Welche Schlussfolgerungen ziehen Sie aus Ihren Beobachtungen? Wo besteht Änderungsbedarf? Denken Sie immer daran, dass es die kleine Dinge sind, die große Wirkung entfalten.

Der richtige Zeitpunkt

So kann z.B. das Timing sehr entscheidet sein. Auf E-Mails die am Morgen oder Vormittag versendet werden, bekommen Sie meist noch am selben Tag eine Reaktion. Am Nachmittag sind vielleicht beim Empfänger schon so viele Todos aufgelaufen, dass eine Antwort erst am nächsten Tag eintrifft.

Gespräche am Telefon annehmen

Eine einheitliche Begrüßungsformel am Telefon zeigt Professionalität. Nennen Sie den Namen des Unternehmens nicht an erster Stelle, sondern zu Beginn die Begrüßung. Erst als letztes sagen Sie Ihren Namen. Dann kann sich der Anrufer den Namen auch merken. Untersuchungen haben ergeben, dass die ersten Worte zu Beginn eines Telefongespräches vom Gegenüber gar nicht wahrgenommen werden. Die Formel lautet also:

„Guten Tag, Unternehmens GmbH. Meine ist Petra Müller.“

Wenn Sie selbst anrufen machen Sie es genauso. Gleich im Anschluss können Sie sich nach dem Befinden oder Neuigkeiten des Gesprächspartners erkundigen, wenn Sie schon öfter Kontakt hatten. Das zeigt Interesse und schafft eine persönliche und vertraute Basis für die folgenden Themen.

Schriftliche Kommunikation

In der heutigen Zeit sollte eine einheitliche Signatur in E-Mails eine Selbstverständlichkeit sein, abgesehen von rechtlichen Bestimmungen zu Pflichtangaben. Denken Sie immer daran: mit nur wenigen Klicks ist die Mail an viele Personen weiter geleitet. Und auch bei diesen hinterlassen Sie ein Bild von ihrem Unternehmen. Deshalb achten Sie auf einen angemessenen Schreibstil. Dieser kann durchaus persönlich sein. Sollte jedoch nicht in privates Geplauder ausarten. Dazu könne Sie eine separate E-Mail verschicken.

Mit diesen kleinen Beispielen als Gedankenstütze können Sie auf Spurensuche gehen und mit wenig Aufwand viel erreichen. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu ändern. Das wird nicht funktionieren. Sehen Sie die Veränderung eher als permanenten Prozess, der das Unternehmen kontinuierlich den Gegebenheiten und Bedürfnissen anpasst.