Aufbewahrungsfristen von E-Mails

Für alle Unterlagen die von handels- oder steuerrechtlicher Relevanz sind, schreibt der Gesetzgeber  verbindliche Aufbewahrungsfristen vor. Dazu zählen auch E-Mails! Denn durch elektronische Kommunikationsmittel können Verträge geschlossen werden. Das gilt für Bestellungen in Online-Shops genauso wie für E-Mails. Ebenso ist eine nachträgliche Veränderung von Vereinbarungen per Mail möglich.

Die Spanne der rechtlichen Relevanz ist also enorm. Die Kommunikation mittels E-Mail zählt nach § 257 HGB mit zu den Handelsbriefen, bei denen der Gesetzgeber in Deutschland eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vorschreibt.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Mail empfangen wurde. In der Realität beträgt die tatsächliche Aufbewahrungszeit also sechs Jahre plus die Zeit bis zum Ende des Jahres, in dem sie empfangen wurde.

Die Speicherung von E-Mail muss derart erfolgen, dass jederzeit auf sie zugegriffen werden kann und die Daten im Nachhinein nicht verändert werden können.

Die Missachtung dieser Vorgaben kann schwerwiegende Folgen haben. Können Mails innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht vorgelegt werden, wird die Buchführungspflicht verletzt. Laut Strafgesetzbuch kann dies mit bis zu zwei Jahren Gefängnis oder einer Geldstrafe geahndet werden.

Nähere Informationen bietet ein Artikel des Law-Blog.

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