Einfaches Zeitmanagement und Aufgaben effektiv planen


Zeitmanagement ist für Selbständige so wichtig, wie ausreichend Aufträge zu akquirieren. Dabei noch Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und nach Priorität abzuarbeiten kann kompliziert sein. Ist es aber nicht! Mit der Methode von Steven Covey haben Sie immer alles im Blick. Ganz ohne komplizierte Software und für Selbständige bestens geeignet.

In der letzten Woche hatte ich Ihnen bereits das Ergebnis eines Brainstormings zum effektiven Arbeiten vorgestellt. Nur wird es etwas konkreter. Es geht um effektives Zeitmanagement und das priorisierte Arbeiten an Aufgaben.

Sicher können Sie mit dieser Methode keine riesigen Projekte managen. Um Ihre Aufgaben im Blick zu behalten und zielgerichtet zu arbeiten, kann sie dennoch sehr nützlich sein.

Probieren Sie es einmal aus. Wenn Sie nicht regelmäßig mit dem Schema arbeiten, kann es Ihnen bereits einmalig aufzeigen, wo Ihre Zeit verschwindet und worauf Sie den Fokus legen sollten.

Die Vier-Quadrat-Methode

Steve Covey beschreibt in seinem Buch Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg die Vier-Quadrat-Methode. Ein Schema, das Aufgaben in sinnvolle und weniger zielführende Aufgaben unterscheidet.

Der Aufbau ist ganz einfach. In einer Matrix ergeben sich vier Quadrate. Das erste Quadrat oben links ist das wichtigste. Mit diesen Aufgaben sollten Sie sich hauptsächlich beschäftigen. Rechts unten befinden sich hingegen die Aufgaben, die Sie weniger beachten sollten. Die gesamte zweite Zeile enthält Aufgaben, die nicht unbedingt für große Umsätze sorgen.

To Do Liste

Konzentrieren Sie sich also auf die erste Zeile. Das ist vielleicht einfacher gesagt als getan. Vor allem sollten Sie sich nicht beim Eintragen selbst belügen und Aufgaben falsch einsortieren. Denken Sie einfach nicht an die Konsequenzen, wenn Sie die Liste ausfüllen.

Es ist Ihnen überlassen, ob Sie die Liste täglich, wöchentlich oder nur einmal einsetzen.

Die tägliche To-Do Liste

Sie können die Matrix wunderbar für Ihre tägliche Planung benutzen. Dazu legen Sie sich einige Ausdrucke der Liste auf Ihren Schreibtisch. So können Sie bereits am Vortag wichtige Aufgaben für den nächsten Arbeitstag notieren.

Gegebenfalls übertragen Sie nicht erledigte Aufgaben auf den Folgetag. So haben Sie immer alle wichtigen To-Dos griffbereit.

Zeitfresser aufspüren

Es geht auch umgekehrt, wenn Sie Zeitfresser aufspüren wollen. Am Ende eines Tages tragen Sie alle erledigten Aufgaben in die Matrix ein. Das machen Sie eine ganze Woche lang. Sie werden staunen, wie viele unnütze Dinge Sie getan haben.

Das Buch Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg kann ich Ihnen nur empfehlen.

Hier finden Sie eine Vorlage für die Vier-Quadrat-Methode zum Ausdrucken.