Externe Dienstleister, Freie Mitarbeiter und Subunternehmer

Arbeiten Sie bereits mit externen Dienstleistern? Wissen Sie wie Ihre Partner in Stresssituationen reagieren? Oder planen Sie gerade Leistungen an Subunternehmer zu vergeben? Outsourcing hat viele Vorteile, birgt aber auch eine Vielzahl von Risiken in sich, deren man sich bewusst sein sollte. Lesen Sie vier Tipps zum Umgang mit Externen Dienstleistern und Freien Mitarbeitern.

Die Vorteile liegen auf der Hand.  Aufträge an Subunternehmer zu vergeben bringt viele Vorteile mit sich:

• Das eigene Risiko wird weitergegeben und so minimiert
• Dauerhafte Kosten (Arbeitsplätze, Löhne, und Ressourcen) entfallen
• Ihr Unternehmen kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren
• Know How muss nicht für eine speziellen Fall vorgehalten werden
• Eigene Kapazitäten werden entlastet

Eine Vorauswahl treffen

Die externe Vergabe von Teilaufträgen bringt meist eine längere Bindung beider Partner mit sich. Das können einige Wochen aber auch Monate und sogar Jahre sein. Deshalb sollte der künftige Partner gezielt ausgewählt werden.

Überlegen Sie sich vorab konkret, welche Leistungen der Partner erbringen soll. Fertigen Sie sich eine Liste mit den Zielen an, die Sie umsetzten möchten und welche Erwartungen Sie an Leistung und Zusammenarbeit haben.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl. Vergeben Sie nach einer groben Vorauswahl zuerst kleinere honorierte Aufträge an die potentiellen Subunternehmer. Das ist fair, denn nicht jedes Unternehmen kann es sich leisten unendlich viele Referenzprojekte anzufertigen. Im gegenseitigen Einvernehmen kann ein geringeres Honorar vereinbart werden.

Am Anfang den Rahmen vorgeben

Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, fertigen Sie ein ausführliches Briefing an, damit kann Ihr Gegenüber sein Angebot genau kalkulieren und Sie klären den Leistungsumfang. Gliedern Sie das Briefing nach Aufgabenpaketen und beschreiben Sie diese ausführlich. So ersparen Sie sich am Projektende Diskussionen über den Mehraufwand.

Universelle und anpassbare Leistungen verlangen

Zur Leistungsbeschreibung gehört auch, dass Sie schriftlich festhalten, wie die Leistung erbracht werden soll. Vielleicht wollen Sie das Ergebnis künftig wieder verwenden oder anpassen. Klären Sie weiterführende Nutzungsbedingungen.

Vereinbaren Sie verbindliche Milestones und Abgabetermine. Planen Sie für die Leistungserbringung ausreichend Zeit ein. Vielleicht haben Sie Erfahrungswerte, auf die Sie zurückgreifen können.

Kommunizieren Sie gezielt und bündeln Sie Ihre Aufragen, sonst verlieren Sie und Ihr Dienstleister den Überblick. Ein Statusbericht zu festgelegten Zeitpunkten ist nichts ungewöhnliches und schafft Transparenz auf beiden Seiten.

Bestimmen Sie einen festen Mitarbeiter der für die Kommunikation verantwortlich ist und mit dem Dienstleister Kontakt hält und er nicht von all ihren beteiligten Mitarbeitern mit Anfragen bombardiert wird.

Für den Krisenfall vorsorgen

Verträge werden bekanntlich nicht für die guten, sondern für die schlechten Zeiten einer Geschäftsbeziehung gemacht. So verhält es sich auch bei der Zusammenarbeit mit Freien Mitarbeitern und externen Dienstleitern. Vereinbaren Sie Regelungen für den Fall, dass die externe Leistung nicht oder nur teilweise erbracht wird. Bedenken Sie den Fall, dass Deadlines nicht gehalten werden oder sich Ihr Partner verkalkuliert hat.

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