Pflichtangaben auf Rechnungen


Zu den angenehmeren Aufgaben der Unternehmerschaft gehört das Verfassen von Rechnungen für seine geleistete Arbeit. Wer sich an seine erste eigene Rechnung erinnert weiß, dass es einige Hürden zu überwinden gilt. Doch nicht nur auf die eigenen Rechnungen sollte geachtet werden. Auch Eingangsrechnungen müssen geprüft werden. Nur für korrekte und vollständige Rechnungen lässt sich der Vorsteueranspruch beim Finanzamt geltend machen.

Die entscheidende Grundlage für die Erstellung von Rechnungen liefert das Umsatzsteuergesetz (UStG). Im Paragraf 14 (Ausstellung von Rechnungen) des UStG ist klar geregelt welche Pflichtangaben in eine Rechnung gehören.

Sie müssen allerdings nicht explizit das Wort „Rechnung” verwenden. Eine Unterschrift ist ebenso entbehrlich.

Pflichtangaben

  • vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Aussteller der Rechnung)
  • vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Datum
  • einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der Leistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung und Bestellung oder der Zeitpunkt der Leistung (Auftragsdatum)
  • Einzelpreis und Gesamtpreis
  • zusätzliche Kosten wie zum Beispiel Versandkosten
  • Nettobetrag
  • der jeweilige Mehrwertsteuerbetrag und der Mehrwertsteuersatz
  • Gesamtbetrag
  • Zahlungsbedingungen und -termin

Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechungen

Bei Beträgen unter 150 Euro sieht die Regelung umfangreiche Erleichterungen vor. So können der Empfänger, die Rechnungsnummer, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und auf eine Ausweisung der Umsatzsteuer verzichtet werden.

Verpflichtend sind jedoch folgende Angaben:

  • vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Aussteller der Rechnung)
  • Datum
  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der Leistungen
  • Steuersatz und darin enthaltene Umsatzsteuer
  • Bruttobetrag

Elektronischer Versand

In Zeiten digitaler Kommunikation liegt es nahe, den Postweg zu umgehen und die Rechnung per E-Mail zu versenden. So einfach geht es aber aus Sicherheitsgründen nicht. Es sollen Echtheit und Inhalt gewährleistet sein. Auch hier weißt das Umsatzsteuergesetz im Paragraf 14 auf zwei wesentliche Voraussetzungen hin:

  • Zum einen müssen Sie sich die Einwilligung des Empfängers einholen und
  • zum anderen muss die E-Mail mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz„ versehen sein.

Besonderheiten

Nutzt der Rechnungsersteller die Regelung für Kleinunternehmer, ist ein entsprechender Hinweis verpflichtend: „Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG”.

Bei Rechnungsempfängern im Ausland, sind weiterführende Regelungen zu beachten. Dabei wird wiederum zwischen europäischem und außereuropäischem Ausland unterschieden.

Erhalten Sie eine fehlerhafte Rechnung, haben Sie Anspruch auf eine nachträgliche Korrektur. Bei einer Betriebsprüfung ist es jedoch zu spät und Sie müssen dem Finanzamt die Vorsteuer zurück erstatten. Bei unvollständigen Rechnungen können Sie sich nicht die Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen!

Generell sind Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren.

Weiterführende Informationen und die Behandlung von Sonderfällen besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Hilfe aus dem Web

Im Internet finden sich einige Angebote, bei denen Sie Ihre Rechnugn online schreiben können. Ein interessanter Service, der Ihnen die schwierigsten Hürden abnimmt ist Billomat. Hier können Sie Ihre Rechnungen online erstellen: Billomat – Rechnungen online schreiben und verwalten!

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