Wie kann man Virtuelle Teams effizient führen? – 3 erfolgsversprechende Tipps


Haben Sie den Jahresendspurt schon hinter sich oder stecken Sie noch mittendrin? Vielleicht möchten Sie sich im nächsten Jahr Unterstützung holen und einige Aufgaben auslagern. Katarina Berning von twago.de gibt Ihnen ein paar Tipps, wie Sie ein virtuellen Team im Griff haben, das auf der ganzen Welt verteilt ist.

Im Zeitalter der Globalisierung ist es mittlerweile immer öfter notwendig, Projekte in geographisch verteilten Teams durchzuführen.

Moderne Informations- und Kommunikationsmedien ermöglichen, ein Projektteam zusammenzustellen und zu steuern, in dem der mündliche Austausch und gemeinsame Meetings nicht mehr wie gewöhnt Face-to-Face stattfinden. Losgelöst von Zeit- und Ortsgrenzen schließen sich die räumlich verteilten Mitarbeiter, aufgrund eines gemeinsamen Projektes zu einem Netzwerk zusammen. Dabei stellen die technischen Hürden heute zwar kein Problem mehr dar, Soft Skills wie Vertrauen oder Teamgeist rücken jedoch stark in den Vordergrund.

Mit diesen veränderten Arbeitsbedingungen sah sich letztes Jahr auch twago bei seiner Firmengründung konfrontiert und musste lernen, dass neben den klassischen Projektmanagement-Prinzipien völlig neue Anforderungen an das Führen von virtuellen Teams gestellt werden.

Twago ist eine internetbasierte Offshoring-Plattform zur Vermittlung hochwertiger Dienstleistungen in Deutschland und weltweit. Die vermittelten Services reichen von Programmierung und Grafikdesign bis zu Unternehmensdienstleistungen wie Übersetzungen und Recherchen. Das Konzept ist einfach: Kunden stellen ihr Projekt ein, Service-Anbieter weltweit geben Angebote ab und der Kunde vergleicht und entscheidet frei, welcher Anbieter für seine spezielle Situation am besten passt. Somit haben sowohl Mitarbeiter von kleinen und mittelständischen Unternehmen wie auch Privatpersonen oder Selbständige die Möglichkeit auf der twago Plattform, weltweit virtuelle Teams zur Zusammenarbeit in ihren Projekten zu bilden.

Twago nutzte dabei selber das eigene Konzept der virtuellen Zusammenarbeit überaus erfolgreich:

Das Firmenlogo wurde auf den Philippinen entwickelt, das Webdesign in Kanada, um die Programmierung kümmerte sich eine professionelle Firma mit 100 Entwicklern in Russland und in der Schweiz wurden Übersetzungen durchgeführt.

„Ein Team zu führen ist schon nicht einfach, wenn alle im selben Gebäude sitzen, sind aber die Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen und Kulturkreisen angesiedelt, werden die Anforderungen an das gesamte Team erhöht“

stellte Gunnar Berning, einer der drei Firmengründer fest. Auch twago musste sich an die neue Situation anpassen.

Da die gewohnte Face-to-Face Kommunikation in virtuellen Teams nicht mehr stattfindet, verlangt diese Arbeitsform auch ganz neue Kompetenzen auf Seiten der Teammitglieder und vor allem auch auf Seiten der Teamleiter. Diese neuen Kompetenzen beinhalten zum einen die technikorientierten Hardskills zur Nutzung und Bedienung der Medien als auch gerade die entsprechenden Softskills der sozialen Führung.

„Kommunikation, Motivation und strukturierte Planung“ sind die tragenden Säulen für einen erfolgreichen Projektverlauf meint Thomas Jajeh, CTO bei twago.

Auch twago ist bei seinem Projekt mit einem virtuellen Team 5 Zeitzonen entfernt und mit einer anderen Landessprache, auf neue Herausforderungen gestoßen. Gerade zu Beginn des Projekts war es trotz sehr intensiver Recruitinggespräche mitunter nicht immer einfach, einzuschätzen, wie gut eigentlich jedes einzelne Teammitglied ist. Aus der Ferne waren Kompetenzen und Stärken der Einzelnen nicht transparent. Ein ebenfalls etwas komplexeres Unterfangen war es, den eigenen Unternehmensgeist in ein anderes kulturelles Umfeld zu übertragen. Dinge, die für uns selbstverständlich sind, sind nicht zwingend in einem anderen Kulturkreis selbstverständlich. Das kann zu erheblichen Missverständnissen führen.

Nichtsdestotrotz „Gibt es nichts, was nicht funktioniert“ äußert sich Thomas Jajeh. Drei wichtige Tipps für eine erfolgreiche und zielorientierte Projektzusammenarbeit in einem virtuellen Team sind für twago folgende:

1. Regelmäßige Kommunikation

Regelmäßige Kommunikation auf täglicher Basis im persönlichen Gespräch per Skype, Chat oder Video haben sich als essentiell herausgestellt. Motivationen und Stimmung, die für den Gruppenzusammenhalt und das Engagement jedes Einzelnen sehr wichtig sind, wären in schriftlicher Form, z.B. über Email kaum zu erfassen gewesen. Man kann viel schneller eingreifen, sollten mal normale Missstimmungen, aus welchen Gründen auch immer, auftreten. Auch lassen sich Meilensteine und Ziele im Gespräch deutlich leichter besprechen. Das Gleiche gilt für Erwartungen, die man formuliert oder wenn Feedback gegeben wird.

Hilfreich sowohl für das Deutsche Team als auch für das Auswärtige war, sich zu Beginn des Projektes erstmal per Video vorzustellen, so dass jeder wenigstens „ein Bild“ von Anderen hatte. Danach wurden Fotos der einzelnen Teammitglieder aufgehängt, worüber sich insbesondere das auswärtige Team sehr gefreut hat.

2. Motivation

Ein motiviertes Team ist das A und O für einen erfolgreichen Projektverlauf. Dabei sollte man zuerst die Bedürfnisse jedes einzelnen Teammitglieds verstehen und auch so flexibel sein, die vorher vereinbarten Arbeitspakete eventuell noch mal umzuverteilen.

Wenn man weiß, was jeden Einzelnen motiviert und was ihn antreibt, führt das zu einer hohen Arbeitszufriedenheit. Ist der Mitarbeiter motiviert und zufrieden, hat das auch den positiven Nebeneffekt, dass die Arbeitsqualität stimmt. Wenn wichtige Meilensteine erreicht wurden, war es für twago selbstverständlich, den Erfolg dann auch im gesamten Team zu feiern. Das schweißt letztendlich zusammen und schafft eine gemeinsame Identifikation.

3. Strukturierte Planung

Ist eine gute Projektplanung und -organisation schon für ein traditionelles Team wichtig, so ist es für ein virtuelles Team noch viel bedeutender. Zielvereinbarungen und gegenseitigen Erwartungen müssen mit jedem einzelnen Teammitglied besprochen und vor allem auch schriftlich festgehalten werden. Nur so kann man immer wieder checken, ob man noch auf dem richtigen Kurs unterwegs ist.

Hinter jedem Ziel müssen klar die Verantwortlichen stehen und die einzelnen Arbeitsaufträge müssen konkret definiert und beschrieben sein. Hinter jedem Arbeitsauftrag steht ein Zeitplan, der für jedes Teammitglied transparent ist. Mit Hilfe der klassische Projektmanagement –Tools wie Exceltabellen oder Reportinglisten lässt sich das Projekt professionell organisieren und steuern.

„Kommunikation, Motivation und strukturierte Planung“ waren für twago der Schlüssel für einen erfolgreichen Projektausgang, mit dem sich jedes einzelne Teammitglied identifiziert hat und auch als persönlichen Erfolg verbuchen konnte.

twago ist eine weltweite Plattform zur Vermittlung von professionellen Dienstleistungen und macht Outsouring und Offshoring erstmals auch klein- und mittelständischen Unternehmen zugänglich – inklusive der hiermit verbundenen Vorteile.